Автоматизация бизнес процессов

Автоматизация бизнес процессов. Деятельность любой организации представляет собой совокупность взаимодействующих бизнес-процессов. Бизнес-процесс – совокупность видов деятельности, направленных на преобразование входов в выходы с целью выпуска продукции или оказания услуги, удовлетворяющей требования потребителя. Конкурентоспособность и прибыльность предприятия напрямую зависит от эффективности бизнес-процессов.

Автоматизация – способ управления бизнес-процессами с использованием информационных технологий. На сегодня такой подход используется в самых разных областях и его выбор не зависит от размера организации. Читайте еще: Какой бизнес открыть в маленьком городе.

Для практического выполнения описания, анализа, оптимизации и автоматизации бизнес-процессов существует множество различных техник, подходов и программных продуктов, работают обучающие и консультационные организации.

Что это такое бизнес процессы?

Под понятием «бизнес-процесс» скрывается совокупность действий одного сотрудника или же целой команды для достижения определенной цели.  У каждой компании есть подобные процессы. И не важно, это фирма со штатом в 10 человек или корпорация, имеющая свои офисы в разных странах. А может быть это вообще интернет-магазин одежды или банки. Понятно, что цепочка действий для достижения поставленной цели у каждого конкретного случая будет разной.

И не всегда участники этого процесса знают свои роли, степень ответственности (неважно маленькая или большая компания).  От этого задача выполняется некачественно или же вообще забывается, что становится причиной убытков и других неприятностей.

Цель и задачи бизнес-процессов

В работе любой организации со временем появляется необходимость в автоматизации некоторых процессов. С нарастанием производства растет количество бизнес процессов и информации, которую необходимо контролировать.

И для извлечения большей выгоды и более слаженной их работы необходима автоматизация всего предприятия. Автоматизация бизнес-процессов предприятий — целенаправленная организация автономной системы управления компанией. Таким образом, автоматизация предприятий осуществляет контроль всех этапов производства и вносит в производственный процесс значительные коррективы.

Бизнес-процесс представляет собой систему последовательных, целенаправленных и регламентированных видов деятельности, в которой посредством управляющего воздействия и с помощью ресурсов входы процесса преобразуются в выходы, результаты процесса, представляющие ценность для потребителей.

А бизнес-процесс с точки зрения информационных технологий — это устойчивый информационный процесс (последовательность работ), относящийся к производственно-хозяйственной деятельности компании и обычно ориентированный на создание новой стоимости.

Бизнес-процесс включает в себя иерархию взаимосвязанных функциональных действий, реализующих одну (или несколько) из бизнес-целей компании в информационной системе компании, например, управление и анализ выпуска продукции или ресурсное обеспечение выпуска продукции (под продукцией понимаются товары, услуги, решения, документы).

Довольно часто при помощи автоматизации руководители хотят скоординировать работу фирмы. Конечно, современное управление трудно представить без информационных систем. Но автоматизация не исправит ошибки в организации бизнес-процессов.

Например, если на предприятии большой объем информации, обрабатывать которую вручную или при помощи устаревших систем стало невозможно, то автоматизация — это выход.

Если же нужной информации просто нет или она недостоверна, менеджеры ошибаются, работа отделов не скоординирована, то надо менять систему управления — никакая автоматизация здесь не поможет. Поэтому первым делом руководителю нужно трезво оценить положение вещей и понять, решит ли автоматизация те проблемы, которые его волнуют.

Автоматизация бизнес-процессов на современном этапе развития способна решать следующие задачи:

Увеличение скорости обработки информации компании (например, более быстрое прохождение заявки от отдела продаж до склада).

Увеличение прозрачности бизнеса (например, можно оперативно посмотреть задолженность контрагентов).

Контроль над объемами информации (например, клиенты могут сами заносить и оставлять заявки через интернет).

Согласование действий (например, товар, уже зарезервированный для одного клиента, не уйдет к другому).

Повышение технологичности бизнеса (например, цены и налоги считаются автоматически) и др.

Защита организации от недобросовестных сотрудников и минимизация нанесенного ими вреда;

Улучшения качества товаров, оказания услуг;

Эффективный контроль над материальной базой организации и запасами в помещениях склада;

Постоянный мониторинг производства компании, упрощения процесса информирования внешних и внутренних контролирующих органов

На решение других задач, например, на увеличение потока клиентов, своевременную сдачу отчетности или определение перспектив развития автоматизация непосредственно не влияет!

Поэтому обычно автоматизация необходима в следующих случаях:

переориентация на новые задачи (выпуск другой продукции, выход на новые рынки, техническое переоснащение);

проведение реформ или изменение принципов управления;

неспособность старой системы автоматизации удовлетворять потребности предприятия;

подготовка фирмы к продаже (автоматизация должна увеличить ее рыночную стоимость).

Для разных типов компаний автоматизация бизнес-процессов дает свои особые преимущества. Автоматизация бизнес-процессов предприятий в самую первую очередь дает возможность тотального контроля сотрудников, который при разумном использовании может повысить эффективность работы всего персонала.

Присутствует возможность быстрой корректировки задачи, которые стоят перед компанией, с учетом обстановки на рынке. Маневренность позволяет быстро адаптироваться к разным изменениям. Организации, которые направлены в основном на потребителя и на указания услуг, получат достаточно гибкую систему управления процессом производства.

Основная проблема каждого предприятия — это повышение уровня качества товара или оказания услуг. Автоматизация бизнес-процессов позволяет провести быстрый контроль всей выпускаемой продукции на производстве в достаточно короткие строки.

Автоматизация бизнес-процессов позволяет ускорить внешние и внутренние бизнес-процессы предприятия за счет единой системы управления, сэкономить средства, организовать особый бизнес, повысить уровень и эффективность дохода компании.

Бизнес-процессы предприятия

Бизнес-процессы любой организации можно разделить на следующие группы:

• основные (ключевые) бизнес процессы – создают представляющий ценность для потребителя продукт (услугу) или увеличивают его стоимость на промежуточном этапе создания, например: разработка, производство, монтаж;
• поддерживающие бизнес процессы – направлены на предоставление необходимых ресурсов для основных процессов, обеспечивают функционирование инфраструктуры предприятия, например: обслуживание, обработка данных, управление ресурсами;
• процессы развития – обеспечивают совершенствование деятельности предприятия в перспективе, например: развитие персонала, долгосрочное планирование;
• управляющие бизнес процессы –- направлены на достижение целей предприятия, путем управления перечисленными процессами, например: планирование, мотивация персонала, оперативное управление.

Определение необходимости автоматизации на предприятии

Автоматизация бизнес-процессов помогает улучшить качество продукта (услуги) и способствует прозрачности управления. За счет уменьшения участия человека, автоматического принятия решений в заранее известных ситуациях, учета большего объема информации и использования технических и программных средств автоматизация позволяет:

• увеличить скорость выполнения цикличных операций,
• снизить количество ошибок,
• повысить точность выполняемых операций
• уменьшить вариабельность получаемого результата,
• выполнять несколько операций параллельно без потерь,
• увеличить скорость принятия решений,
• повысить производительность бизнес-процесса,
• уменьшить время, затрачиваемое на выполнение,
• уменьшить издержки.

После оптимизации бизнес-процессов анализируют возможности автоматизации. Ручное выполнение предпочтительнее, а автоматизация может быть невыгодна в следующих случаях:

• выполнение операции автоматизированным способом невозможно на необходимом уровне качества,
• автоматизации операции слишком сложна технологически,
• необходимость переподготовки или увольнения значительного количества работников,
• жизненный цикл продукции (услуги) слишком короток,
• продукция (услуга) является единичной или уникальной,
• нестабильность спроса, требующая изменений в производстве.

Этапы автоматизации бизнес-процессов

Для принятия решения о начале работ по автоматизации необходимо установить стратегические цели автоматизации.

Формализация бизнес-процессов

Для описания бизнес-процесса определяют его входы и выходы, подпроцессы, последовательность выполнения, движение информации, взаимосвязь, ресурсы, ограничения и т.д.

Для описания бизнес-процесса также используются характеристики его результативности и эффективности, например: время выполнения, стоимость, уровень качества, стабильность, точность. В результате составляются модели бизнес-процессов «как есть».

Оптимизация бизнес-процессов

Полученные модели анализируют, формируют модели «как должно быть» и разрабатывают мероприятия для достижения бизнес-процессами расчетных параметров. В результате бизнес-процессы выстраиваются так, чтобы исключать задержки и необязательные или лишние операции.

Результатом оптимизации может быть реорганизация организационной структуры предприятия или реинжиниринг бизнес-процессов.

Разработка технического задания

При участии владельцев процессов определяются конкретные задачи.

Кодирование бизнес-процессов и разработка должностных инструкций

Кодирование осуществляет чаще всего организация по внедрению. Разработка должностных инструкций на данном этапе облегчит последующее обучение персонала и эксплуатацию системы.

Обучение персонала

После внедрения всегда происходят изменения, требующие обучения работников. На данном этапе может возникнуть сопротивление работников изменениям.

Опытная эксплуатация

Эффективность внедренной системы может быть объективно оценена.

ProcessMaker

ProccessMaker — это инструмент с открытым исходным кодом, известный своей простотой в использовании и небольшой ценой. Визуальные блок-схемы помогают вам создавать рабочие процессы, согласованные с руководством. Уведомления встраиваются в каждый процесс. Вся система работает в интернете, используя функции WYSIWYG, чтобы обеспечить низкий уровень вхождения пользователей в любой отрасли, будь то производство, образование, здравоохранение или телекоммуникации.

Версия Freemium от ProcessMaker позволяет получить бесплатную версию для рабочего стола (без поддержки). Доступ API для разработчиков открывает гибкую настройку программного обеспечения для более крупных организаций и более сложных бизнес процессов.

Integrify

Integrify использует сервисный подход, который включает поддержку и консультирование по передовым методам и усовершенствованиям процессов. Программное обеспечение использует редактор с поддержкой drag-and-drop для большинства рабочих процессов.

Все инструменты работают в браузере и оптимизированы для любого мобильного устройства. Благодаря своей сервис-ориентированной модели веб-сайт Integrify содержит полезные примеры рабочих процессов и полную базу знаний для пользователей.

WorkPan

Система для мастерской WorkPan предлагает множество инструментов для контроля работы сотрудников, автоматизирует расчеты закупочной стоимости товаров, отслеживает товарооборот и ведет систему складского хозяйства. Основными направлением WorkPan являются сети мастерских, специализирующихся на ремонте бытовой и цифровой техники, автомастерские, ателье, химчистки и т.п. Поддержка интеграции через API позволяет легко внедрять решения WorkPan в собственную бизнес-платформу.

Comindware Tracker

Платформа популярна в электронной коммерции, на малых предприятиях и учебных заведениях и легко масштабируется для корпоративных организаций. Comindware Tracker выстраивает рабочий процесс на основе задач, разработанных для реализации гибких бизнес процессов, которые не обслуживаются структурированными системами.

Рабочие процессы легко переносятся с настольного компьютера на мобильное устройство или планшет. Облачные серверы Comindware Tracker и локальные варианты развертывания делают программное обеспечение безопасным выбором для частных медицинских или финансовых организаций.

Flokzu

Flokzu использует блок-схемы на основе значков при построении визуальных графов. С помощью Flokzu вы можете описать свои бизнес-процессы без знания кодирования. Ориентированные на задачи интерфейсы и рабочие процессы объединяются с более чем 700 существующими решениями через Zapier и WebServices. Рабочие процессы адаптируются к индивидуальным процессам на основе конкретных задач и потребностей вашей команды. Читайте еще: Сколько нужно подписчиков чтобы зарабатывать в Инстаграме.

Flokzu предоставляет шаблоны рабочих процессов, если вам нужны идеи, чтобы начать их настройку. Эта облачная платформа гарантирует защиту информации посредством сквозного шифрования, а полный набор статистики процессов облегчает системный анализ.